Regulamin świadczenia usług w ramach HostedExchange.pl

§1. Rodzaj i zakres usług udostępniania kont pocztowych

  1. Usługa HostedExchange.pl (dalej określana także jako „Usługa”) jest udostępniana przez dcs.pl Sp. z o.o. z siedzibą na ul. Puławskiej 303, 02-785 Warszawa, zwanej dalej DCS.
  2. Usługa HostedExchange.pl obejmuje:
    1. Udostępnianie użytkownikowi (dalej zwanego „Administratorem Organizacji”) administracyjnego konta pocztowego, które umożliwia tworzenie skrzynek pocztowych w ramach organizacji pocztowej (dalej określanej także jako „Organizacja”) dla innych użytkowników (dalej określanych „Członkami Organizacji”)
    2. Nadanie nazwy domeny pocztowej funkcjonującej jako poddomena HostedExchange.pl oraz unikalnej nazwy identyfikacyjnej konta pocztowego.
    3. Przydzielenie Użytkownikowi praw umożliwiających korzystanie z określonych  zasobów informatycznych systemu poczty elektronicznej HostedExchange.pl.
  3. Szczegółowe parametry, opcje, rodzaj i charakterystyka  Usługi, sposób zamawiania i ceny dostępne są na stronie http://hostedexchange.pl/pl/o-usludze/opis-hostedexchangepl/.
  4. W ramach Usługi, w określonych Planach Taryfowych Abonent otrzymuje prawo do używania oprogramowania Microsoft Outlook 2010, 2013 lub 2016, przy czym liczba instalacji oprogramowania nie może przekroczyć liczby opłaconych w danym okresie rozliczeniowym kont pocztowych w ramach planów taryfowych uprawniających do pobrania aplikacji. Abonent zobowiązany jest do usunięcia w/w oprogramowania z komputerów nie później niż w terminie 48 godzin w przypadku dezaktywacji Usługi lub zmniejszenia liczby opłacanych kont pocztowych.

§2. Zawarcie i rozwiązanie umowy o świadczenie usług udostępniania kont pocztowych

  1. Zawarcie umowy, na podstawie której następuje świadczenie usług udostępniania konta pocztowego w usłudze HostedExchange.pl (określanej dalej jako „Umowa”), następuje poprzez prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego i zatwierdzenie go przez Użytkownika.
  2. Administrator Organizacji, zatwierdzając formularz rejestracyjny, oświadcza że:
    1. Akceptuje niniejszy Regulamin i zobowiązuje się go przestrzegać.
    2. Podane w formularzu rejestracyjnym dane są zgodne z prawdą.
    3. Wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez DCS w zakresie niezbędnym do wykonania usługi określonej w niniejszym regulaminie  zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w zakresie i na zasadach opisanych w §5 Regulaminu „Dane osobowe”.
    4. Dokona wpłaty z tytułu opłaty abonamentowej za wybraną Usługę w terminie i na warunkach określonych w ofercie HostedExchange.pl dostępnej pod adresem http://www.hostedexchange.pl bądź w odrębnej umowie.
    5. Nazwa jego konta pocztowego nie narusza praw osób trzecich, a wszelkie ewentualne spory na tym tle rozstrzygane będą bez udziału DCS. DCS może odmówić rejestracji konta o określonej nazwie, jeżeli nazwa tego konta pozwala przypuszczać, że innemu Użytkownikowi przysługuje pierwszeństwo w jej zarejestrowaniu.
    6. Wyraża zgodę na wystawianie i przekazywanie przez DCS faktur VAT w postaci elektronicznej na podany w procesie rejestracji adres e-mail, lub inny adres ustalony przez DCS i Użytkownika.
  3. Każdy użytkownik ma prawo wglądu do swych danych, a także prawo ich modyfikacji i żądania usunięcia, w drodze pisemnego wniosku skierowanego na adres dcs.pl Sp. z o.o. -  ul. Puławska 303, 02-785 Warszawa. Zgłoszenie przez Użytkownika wniosku o usunięcie przez DCS danych podawanych w formularzu rejestracyjnym powoduje zaprzestanie świadczenia Usług oraz usunięcie konta. Usunięcie konta następuje w terminie 21 dni od złożenia wniosku przez Użytkownika.
  4. Rozwiązanie przez DCS w trybie natychmiastowym Umowy o świadczenie Usług, co wiąże się z usunięciem Konta Użytkownika, następuje po zweryfikowaniu przez DCS:
    1. Pisemnego oświadczenia Użytkownika o rezygnacji wysłanego na adres korespondencyjny dcs.pl Sp. z o.o. ul. Puławska 303, 02-785 Warszawa
    2. Oświadczenia w formie elektronicznej o rezygnacji wysłanego na adres pomoc@hostedexchange.pl
    3. Zgłoszenia do DCS żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych zgodnie z ust. 3 niniejszego paragrafu.
  5. Jednostronnej decyzji DCS, jeżeli:
    1. Użytkownik wykorzystuje konto w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem.
    2. Użytkownik nie dokonał zapłaty tytułem opłaty abonamentowej za wybraną Usługę w terminie i na zasadach określonych w §6.
    3. Nazwa konta jest wyrażeniem powszechnie uznanym za obraźliwe lub niezgodne z dobrymi obyczajami.
    4. Nazwa konta pozwala przypuszczać, że innemu Użytkownikowi przysługuje pierwszeństwo w jej zarejestrowaniu.
    5. Na koncie umieszczane są treści niezgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa, przyjętymi normami społecznymi i obyczajowymi.
    6. Konto wykorzystywane jest niezgodnie z jego przeznaczeniem, a w szczególności w przypadkach łamania zasad Netykiety sieciowej, działania na szkodę innych Użytkowników, np. prowadzenia akcji rozsyłania treści reklamowych, oraz poczty niechcianej zwanej Spamem zgodnie z definicją http://www.nospam-pl.net/spam.php.
    7. Użytkownik działa na szkodę DCS.
  6. W przypadku, gdyby Użytkownik podjął działania, które nie są sprzeczne z niniejszym Regulaminem, ale zostaną przez DCS uznane za niepożądane, DCS zawiadomi o tym fakcie Użytkownika pocztą elektroniczną, z żądaniem natychmiastowego zaprzestania podejmowania tych działań. Jeżeli Użytkownik nie zastosuje się niezwłocznie do żądania DCS, DCS uzna takie działanie Użytkownika za naruszenie niniejszego Regulaminu.
  7. Rozwiązanie Umowy z przyczyn leżących po stronie Użytkownika nie powoduje zwrotu wniesionych przez Użytkownika opłat z tytułu opłaty abonamentowej.
  8. Użytkownik może zrezygnować z Usługi w dowolnym momencie bez podania przyczyn, z tym, że DCS będzie utrzymywał konta do końca opłaconego okresu rozliczeniowego, chyba że Użytkownik zażąda ich natychmiastowego usunięcia. Wcześniejsze, dokonane na żądanie Użytkownika, usunięcie kont – nie powoduje zwrotu dokonanych wpłat abonamentowych.
  9. W ramach świadczenia Usługi DCS tworzy kopie zapasowe danych, które mogą być przechowywane do 30 dni po usunięciu konta.

§3. Gwarancja jakości

  1. DCS dołoży starań celem zapewnienia prawidłowego działania Usługi i ochrony danych  znajdujących się na serwerach Usługi HostedExchange.pl.
  2. DCS gwarantuje dostępność Usługi na poziomie 99,5% przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
  3. W przypadku, gdy dostępność usługi liczona w skali miesiąca kalendarzowego będzie niższa niż 99,5%, Użytkownik może wystąpić do DCS o proporcjonalne obniżenie opłaty abonamentowej w następnym okresie abonamentowym. DCS nie będzie odpowiadać za jakiekolwiek utracone korzyści spowodowane niedotrzymaniem gwarancji jakości, w szczególności gdy nastąpią one na skutek wystąpienia okoliczności, za które DCS zgodnie z obowiązującym prawem odpowiedzialności nie ponosi (np. Siła Wyższa).
  4. Poza odpowiednim skorygowaniem opłaty abonamentowej zgodnie z ust. 3 niniejszego paragrafu, DCS nie ponosi jakiekolwiek odpowiedzialności wobec Użytkownika z tytułu czasowej niedostępności Usługi.

§4. Zasady świadczenia Usług w HostedExchange.pl

  1. Użytkownik przyjmuje do akceptującej wiadomości, iż:
    1. Stosowane przez DCS nowoczesne techniki zabezpieczenia kont i korespondencji służą zapewnieniu jak najwyższego poziomu bezpieczeństwa,
    2. DCS ma prawo do uruchamiania oprogramowania antyspamowego przetwarzającego listy przychodzące do systemu pocztowego w celu klasyfikacji listów na spam i nie-spam, a także, w przypadku pozytywnego sklasyfikowania listu jako spam, do blokowania tego typu listów.
  2. DCS nie ponosi odpowiedzialności za:
    1. Sposób, w jaki Użytkownicy korzystają z kont pocztowych, ani za jakiekolwiek wynikłe z tego skutki.
    2. Pocztę wysłaną oraz przyjmowaną przez Użytkowników, a także szkody i korzyści nieuzyskane  Użytkowników spowodowane nieprawidłowym zapisem lub odczytem wiadomości.
    3. Informacje oraz materiały pobrane z sieci Internet znajdujące się na kontach Użytkowników.
    4. Jakiekolwiek szkody Użytkownika wynikające z nieprawidłowego udostępniania bądź niemożności udostępniania jego konta.
    5. Skutki wynikłe z wejścia w posiadanie przez osoby trzecie hasła Użytkownika, niezależnie od przyczyny, która to spowodowała (np. udostępnienie hasła osobie trzeciej przez Użytkownika, złamanie hasła przez osobę trzecią).
    6. Udostępnianie hasła i danych osobom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa.
    7. Bezprawne działania osób trzecich polegające na ingerencji w system komputerowy Użytkownika w szczególności włamania i wirusy komputerowe.
  3. W przypadku zgłoszenia przez Użytkownika problemów technicznych pojawiających się w związku z użytkowaniem konta Usługi DCS niezwłocznie podejmie prace naprawcze. DCS ma prawo dokonać sprawdzenia technicznych aspektów funkcjonowania konta oraz wykonać wszelkie czynności naprawcze niezbędne dla rozwiązania zaistniałych problemów.
  4. DCS zastrzega sobie prawo do:
    1. Okresowego zaprzestania świadczenia Usługi w celach przeprowadzania prac modernizacyjno-konserwacyjnych systemu po wcześniejszym poinformowaniu Użytkowników na stronie http://www.hostedexchange.pl lub drogą e-mail na adres administratorów poszczególnych organizacji pocztowych. Okres w jakim prace będą przeprowadzane nie będzie wliczany jako czas niedostępności Usługi o którym mowa w §3.
    2. Wysyłania na konta Użytkowników komunikatów technicznych związanych z funkcjonowaniem Usługi.
    3. Wysyłania na konta Użytkowników informacji o bieżących ofertach DCS oraz partnerów DCS, o ile Użytkownik wyraził stosowną zgodę w formularzu rejestracyjnym.

§5. Dane osobowe i polityka prywatności

  1. Przez dane osobowe rozumie się dane identyfikujące bądź umożliwiające identyfikację osoby fizycznej zgodnie z art. 4 ust.1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  2. Administratorem Danych osobowych Administratorów Organizacji podanych podczas rejestracji Konta w Usłudze jest DCS. Dane osobowe przetwarzane są w następujących lokalizacjach:
    1. Siedziba DCS, ul. Puławska 303, Warszawa
    2. Data Center T-Mobile, ul. Jana Pawła II 66, Piaseczno
    3. Data Center T-Mobile, ul. Piękna 24, Warszawa
  3. Podanie danych osobowych (w zakresie: imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, adres korespondencyjny) jest dobrowolne, jednak brak zgody na przetwarzanie ich w celu wykonywania Usługi uniemożliwia jej wykonywanie przez DCS.
  4. DCS przetwarza dane osobowe Użytkowników zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  5. DCS przetwarza dane osobowe w celu wykonywania Usługi. DCS przetwarza dane osobowe w zakresie zbierania, przechowywania, edycji na wniosek osoby, której dane dotyczą, usuwania oraz ujawniania zgodnie z §5 pkt. 6. Niniejszego Regulaminu.
  6. Dane są ujawniane pracownikom DCS zarządzającym Usługą, którzy otrzymali pisemne upoważnienie od Administratora Danych Osobowych do przetwarzania Danych Klientów Usługi.
  7. DCS nie przekazuje zgromadzonych danych osobowych innym osobom i instytucjom bez wyraźnej zgody Użytkownika, chyba że inaczej stanowią przepisy prawa (np. zażądają ich uprawnione organa państwa na potrzeby prowadzonych postępowań).
  8. Osobom trzecim i instytucjom mogą być przekazywane jedynie opracowania zbiorcze i zestawienia statystyczne nie posiadające danych identyfikacyjnych Użytkowników.
  9. DCS może przetwarzać dane osobowe w innych celach niż wykonywanie Usługi tylko wtedy, jeśli Administrator Organizacji udzieli wyraźną, dobrowolną i niewarunkującą wykonywania Usługi zgodę na określony cel przetwarzania.
  10. Dane osobowe są przetwarzane w okresie obowiązywania Umowy, DCS zastrzega sobie jednak prawo do przetwarzania danych osobowych również po wygaśnięciu bądź rozwiązaniu Umowy, jeśli będą tego wymagały bezwzględnie odrębne przepisy prawa.  
  11. Użytkownikowi przysługuje prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, ograniczenia ich przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, powoduje konsekwencje wskazane § 2. ust. 3. Regulaminu.
  12. Użytkownik ma prawo wglądu i sprostowania danych osobowych, które jego dotyczą, oraz do ich przeniesienia. Użytkownikowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Danych Osobowych na sposób przetwarzania jego danych w Usłudze.
  13. DCS nie jest Administratorem Danych Osobowych dla zbiorów danych osobowych członków Organizacji wprowadzanych przez Administratora Organizacji w ramach korzystania z Usługi, w szczególności nie jest Administratorem tworzonych przez niego list kontaktów, książek adresowych i/lub podobnych zestawień, baz i zbiorów danych.
  14. Administratorem Danych Osobowych członków Organizacji jest Administrator Organizacji i na nim spoczywają wszelkie obowiązki wobec wprowadzanych przez niego Danych Osobowych wynikające z  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w szczególności obowiązek uzyskania zgody od osoby, której dane wprowadza, obowiązek poinformowania osoby, której dane dotyczą, o jej prawach, celach i zakresie przetwarzania danych osobowych.
  15. Administratorzy Organizacji, których dotyczy obowiązek powierzania przetwarzania Danych Osobowych na podstawie Umowy Powierzenia, zobowiązani są do poinformowania o tym DCS oraz do podpisania z DCS Umowy powierzenia danych osobowych. Wzór Umowy powierzenia danych osobowych zostanie przesłany e-mailem na prośbę Użytkownika.
  16. Ze względu na wymogi Prawa Telekomunikacyjnego DCS zapisuje w logach numery IP zalogowanych do Usługi Użytkowników, parametry ich urządzeń i czas zdarzeń.
  17. Ponadto w przypadku korzystania z interfejsów WWW dopuszcza się przechowywanie informacji w formie plików cookies i innych podobnych technologii w urządzeniu końcowym Użytkownika. Dane te rejestrowane są wyłącznie w celu wykonywania Usługi i  nie służą do identyfikacji Użytkowników.

§6. Rozliczenia i płatności

  1. Użytkownik po pierwszej rejestracji w Usłudze HostedExchange.pl otrzymuje możliwość bezpłatnego jej wypróbowania przez okres 21 dni. Okres ten nazywany jest „Okresem Testu”.
  2. Po zakończonym Okresie Testu, Użytkownik otrzymuje na konto pocztowe (podane przy rejestracji) fakturę proforma w formie elektronicznej na kwotę częściowej opłaty abonamentowej za okres od dnia następnego po Okresie Testu do końca miesiąca, w którym kończy się Okres Testu. 
  3. Po wybranym przez Użytkownika okresie rozliczeniowym, opłaty abonamentowe będą naliczane cyklicznie, z góry, zgodnie z obowiązującym w danej chwili cennikiem.
  4. W przypadku gdy w ciągu trwania okresu rozliczeniowego, Użytkownik założy nowe konto/konta w usłudze HostedExchange.pl, wystawiona zostanie faktura (przesłana na konto pocztowe) za część okresu abonamentowego pozostałego do końca okresu rozliczeniowego bez względu na ewentualną rezygnację Użytkownika w okresie od założenia nowego konta a końcem danego okresu rozliczeniowego.
  5. W przypadku braku należnej wpłaty abonamentowej w terminie określonym na fakturze DCS ma prawo zablokować wszystkie konta danego Użytkownika, a w przypadku dalszej zwłoki przez następne 30 dni kalendarzowe, bezpowrotnie usunąć konta wraz z ich zawartością.

§7 Postanowienia końcowe

  1. Wszelkie informacje o naruszeniach przez Użytkowników HostedExchange.pl niniejszego Regulaminu należy kierować na adres pomoc@hostedexchange.pl.
  2. DCS zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu bez uprzedniego indywidualnego uprzedzania Użytkowników.
  3. Zmiany Regulaminu będą udostępniane Użytkownikom na stronie usługi HostedExchange.pl pod adresem http://hostedexchange.pl/pl/zamow/regulamin/. Informacja o zmianie Regulaminu będzie publikowana z 14-dniowym wyprzedzeniem przed ich wejściem w życie.
  4. W przypadku, gdy Użytkownik nie akceptuje zmian w Regulaminie, może w każdym czasie zaprzestać korzystania z Usługi - przesyłając do dnia wejścia w życie zmienionego Regulaminu, pisemne oświadczenie o rezygnacji z Usługi na korespondencyjny adres dcs.pl Sp. z o.o. ul. Puławska 303, 02-785 Warszawa bądź w wersji elektronicznej na adres pomoc@hostedexchange.pl.
  5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 (Dz. U. z roku 2002, Nr 144, poz. 1204) oraz Ustawy o ochronie niektórych usług świadczonych drogą elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym z dnia 5 lipca 2002 (Dz. U. z roku 2002, Nr 126, poz. 1068), oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. i Kodeksu Cywilnego.
  6. Niniejszy tekst jednolity Regulaminu z wprowadzonymi zmianami wchodzi w życie z dniem 25.05.2018 r.